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婚姻登記檔案管理辦法
更新時間:2011/4/20

婚姻登記檔案管理辦法

 

 

  第一條 為規范婚姻登記檔案管理,維護婚姻當事人的合法權益,根據《中華人民共和國檔案法》和《婚姻登記條例》,制定本辦法。

 

  第二條 婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。

 

  第三條 婚姻登記主管部門對婚姻登記檔案工作實行統一領導,分級管理,并接受同級地方檔案行政管理部門的監督和指導。

 

  第四條 婚姻登記機關應當履行下列檔案工作職責:

 

  (一)及時將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔;

 

  (二)建立健全各項規章制度,確保婚姻登記檔案的齊全完整;

 

  (三)采用科學的管理方法,提高婚姻登記檔案的保管水平;

 

  (四)辦理查檔服務,出具婚姻登記記錄證明,告知婚姻登記檔案的存放地;

 

  (五)辦理婚姻登記檔案的移交工作。

 

  第五條 辦理結婚登記(含復婚、補辦結婚登記,下同)形成的下列材料應當歸檔:

 

  (一)《結婚登記審查處理表》;

 

  (二)《申請結婚登記聲明書》或者《申請補辦結婚登記聲明書》;

 

  (三)香港特別行政區居民、澳門特別行政區居民、臺灣地區居民、出國人員、華僑以及外國人提交的《婚姻登記條例》第五條規定的各種證明材料(含翻譯材料);

 

  (四)當事人身份證件(從《婚姻登記條例》第五條規定,下同)復印件;

 

  (五)其他有關材料。

 

  第六條 辦理撤銷婚姻形成的下列材料應當歸檔:

 

  (一)婚姻登記機關關于撤銷婚姻的決定;

 

  (二)《撤銷婚姻申請書》;

 

  (三)當事人的結婚證原件;

 

  (四)公安機關出具的當事人被拐賣、解救證明,或人民法院作出的能夠證明當事人被脅迫結婚的判決書;

 

  (五)當事人身份證件復印件;

 

  (六)其他有關材料。

 

  第七條 辦理離婚登記形成的下列材料應當歸檔:

 

  (一)《離婚登記審查處理表》;

 

  (二)《申請離婚登記聲明書》;

 

  (三)當事人結婚證復印件;

 

  (四)當事人離婚協議書;

 

  (五)當事人身份證件復印件;

 

  (六)其他有關材料。

 

  第八條 辦理補發婚姻登記證形成的下列材料應當歸檔:

 

  (一)《補發婚姻登記證審查處理表》;

 

  (二)《申請補領婚姻登記證聲明書》;

 

  (三)婚姻登記檔案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或其他有關婚姻狀況的證明;

 

  (四)當事人身份證件復印件;

 

  (五)當事人委托辦理時提交的經公證機關公證的當事人身份證件復印件和委托書,受委托人本人的身份證件復印件;

 

  (六)其他有關材料。

 

  第九條 婚姻登記檔案按照年度―婚姻登記性質分類。婚姻登記性質分為結婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發婚姻登記證類四類。

 

  人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本歸入撤銷婚姻類檔案。

 

  婚姻無效或者撤銷婚姻的,應當在當事人原婚姻登記檔案的《結婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關情況及相應的撤銷婚姻類檔案的檔號。

 

  第十條 婚姻登記材料的立卷歸檔應當遵循下列原則與方法:

 

  (一)婚姻登記材料按照年度歸檔。

 

  (二)一對當事人婚姻登記材料組成一卷。

 

  (三)卷內材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規定的順序排列。

 

  (四)以有利于檔案保管和利用的方法固定案卷。

 

  (五)按本辦法第九條的規定對案卷進行分類,并按照辦理婚姻登記的時間順序排列。

 

  (六)在卷內文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章(見附件1),并填寫有關內容。歸檔章設置全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數等項目。

 

  全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。

 

  年度:案卷的所屬年度。

 

  室編卷號:案卷排列的順序號,每年每個類別分別從“1”開始標注。

 

  館編卷號:檔案移交時按進館要求編制。

 

  頁數:卷內材料有文字的頁面數。

 

  (七)按室編卷號的順序將婚姻登記檔案裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項目。

 

  檔案盒封面應標明全宗名稱和婚姻登記處名稱(見附件2)。

 

  檔案盒盒脊設置全宗號、年度、婚姻登記性質、起止卷號和盒號等項目(見附件3)。其中,起止卷號填寫盒內第一份案卷和最后一份案卷的卷號,中間用“―”號連接;盒號即檔案盒的排列順序號,在檔案移交時按進館要求編制。

 

  備考表置于盒內,說明本盒檔案的情況,并填寫整理人、檢查人和日期(見附件4)。

 

  (八)按類別分別編制婚姻登記檔案目錄(見附件5)。

 

  (九)每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊,一式三份,并編制目錄號(見附件6)。

 

  第十一條 婚姻登記材料的歸檔要求:

 

  (一)當年的婚姻登記材料應當在次年的331日前完成立卷歸檔;

 

  (二)歸檔的婚姻登記材料必須齊全完整,案卷規范、整齊,復印件一律使用A4規格的復印紙,復印件和照片應當圖像清晰;

 

  (三)歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目,使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫;婚姻登記檔案目錄應當打印;備考表和檔案目錄一律使用A4規格紙張。

 

  第十二條 使用計算機辦理婚姻登記所形成的電子文件,應當與紙質文件一并歸檔,歸檔要求參照《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)。

 

  第十三條 婚姻登記檔案的保管期限為100年。對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。

 

  第十四條 婚姻登記檔案應當按照下列規定進行移交:

 

  (一)縣級(含)以上地方人民政府民政部門形成的婚姻登記檔案,應當在本單位檔案部門保管一定時期后向同級國家檔案館移交,具體移交時間由雙方商定。

 

  (二)具有辦理婚姻登記職能的鄉(鎮)人民政府形成的婚姻登記檔案應當向鄉(鎮)檔案部門移交,具體移交時間從鄉(鎮)的規定。

 

  鄉(鎮)人民政府應當將每年的婚姻登記檔案目錄副本向上一級人民政府民政部門報送。

 

  (三) 被撤銷或者合并的婚姻登記機關的婚姻登記檔案應當按照前兩款的規定及時移交。

 

  第十五條 婚姻登記檔案的利用應當遵守下列規定:

 

  (一)婚姻登記檔案保管部門應當建立檔案利用制度,明確辦理程序,維護當事人的合法權益;

 

  (二)婚姻登記機關可以利用本機關移交的婚姻登記檔案;

 

  (三)婚姻當事人持有合法身份證件,可以查閱本人的婚姻登記檔案;婚姻當事人因故不能親自前往查閱的,可以辦理授權委托書,委托他人代為辦理,委托書應當經公證機關公證;

 

  (四)人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認當事人的婚姻關系,持單位介紹信可以查閱婚姻登記檔案;律師及其他訴訟代理人在訴訟過程中,持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案;

 

  (五)其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案的,婚姻登記檔案保管部門在確認其利用目的合理的情況下,經主管領導審核,可以利用;

 

  (六)利用婚姻登記檔案的單位、組織和個人,不得公開婚姻登記檔案的內容,不得損害婚姻登記當事人的合法權益;

 

  (七)婚姻登記檔案不得外借,僅限于當場查閱;復印的婚姻登記檔案需加蓋婚姻登記檔案保管部門的印章方為有效。

 

  第十六條 婚姻登記檔案的鑒定銷毀應當符合下列要求:

 

  (一)婚姻登記檔案保管部門對保管期限到期的檔案要進行價值鑒定,對無保存價值的予以銷毀,但婚姻登記檔案目錄應當永久保存。

 

  (二)對銷毀的婚姻登記檔案應當建立銷毀清冊,載明銷毀檔案的時間、種類和數量,并永久保存。

 

  (三)婚姻登記檔案保管部門應當派人監督婚姻登記檔案的銷毀過程,確保銷毀檔案沒有漏銷或者流失,并在銷毀清冊上簽字。

 

  第十七條 本辦法由民政部負責解釋。

 

  第十八條 本辦法自公布之日起施行。

 

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