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淺談健康教育檔案收集工作中的問題與對策
作者:許昌市檔案局  更新時間:2015/12/9

淺談健康教育檔案收集工作中的問題與對策

 馬華禹

自古以來,健康長壽一直是人們畢生的追求。隨著經濟社會的發展,人們的生活水平、文化修養和文明程度得到了很大提高,人們的健康觀念也悄然發生著變化,逐步由治療為主轉為“教先于防,防先于治”,這樣一來,健康教育的重要性就凸顯出來了。健康教育作為全國文明城市和衛生城市測評指標之一,受到各級黨委政府及廣大市民的重視,在長期復雜的健康教育工作中會產生大量的健康教育檔案,這些檔案對于記錄許昌健康教育發展史,為市委市政府關于健康教育工作的決策服務以及社會各界利用健康檔案等方面發揮著重要的服務功能。

在健康教育工作中,檔案的收集與管理是繁雜而又細致的。除了對大眾進行多種形式的健康主題宣傳工作之外,還肩負著居民健康素養調查、健康巡講、衛生城創建與復審、突發公共衛生事件的應急處理等多項工作。隨著我國醫改的不斷深化,各類工作產生的健康教育檔案材料數量逐年遞增,收集的健康教育檔案材料的質量直接影響著檔案的立卷、歸檔工作。健康教育各個工作項目是以年度為單位,一個項目經常橫跨幾個年度,無法做到年年上交中心檔案室,因此需要自行進行保存,以備隨時翻閱補充。這樣一來,系統地對這些檔案進行收集與管理就顯得尤為重要。借疾控中心成立60周年之際,筆者在實際工作中就健康教育檔案收集與管理所存在的問題進行了認真思考,談一下自己粗淺的看法。

一.健康教育檔案的收集內容

健康教育檔案是健康教育機構、個人或組織在工作中形成的,并作為原始記錄保存起來以備考查利用的文字、圖表、聲像等不同載體的材料,具體分為音像制品、媒體傳播材料、文字材料、宣傳材料以及其他材料。

二.健康教育檔案收集過程中存在的問題

目前,在健康教育檔案收集過程中存在著或多或少的問題,這是直接影響健康教育檔案收集內容和檔案質量的關鍵問題。

(一)對檔案管理的認識不到位,檔案管理水平有限

一是由于檔案管理是一個細致、繁雜的工作,而且檔案產生周期長,因此部分領導認為檔案管理工作缺乏意義,很容易被忽視。二是檔案管理是只投入、無產出的消耗性工作,不能短時期內看到其作用效果,卻需要花費大量的人力、物力、財力和時間,得不償失;三是部分人員的檔案管理水平有限,對歸檔材料的范圍不清楚,或擔心材料歸檔后查找不便,索性每個人的工作材料自行管理,長時間后有的便不知去向,其結果就出現了日常工作缺乏工作過程記錄、材料證明等情況,最終導致無據可查,甚至在需要相關材料時臨時回想,造成數據或內容的不準確性。

(二)照片檔案的管理問題

許昌市疾控中心由原“許昌專員公署防疫大隊”到“許昌地區衛生防疫站”再到如今的“許昌市疾病預防控制中心”,經歷了6 0年的風風雨雨。其中,在健康教育工作中產生了大量的珍貴照片,從消滅天花到控制霍亂、白喉等傳染性疾病,從積極及時應對“非典”到2008年遠赴四川災區防疫防患,一張張照片記錄了許昌疾控防治工作的努力,也反映了許昌健康教育人的辛勤勞作。但是,照片檔案的收集難、整理難是大家公認的事實。照片檔案作為易損檔案,在長時間的保存過程中也可能會開始發黃、軟化和翻卷、清晰度也減弱了很多。由于底片沒有隨照片一起詳細的收錄檔案,導致大量底片聚集放在一起而難以辨認。有些特殊尺寸的照片也難以被統一規定的照片案卷(冊)所容納。很多保護性措施難以有效實施,這些都是照片檔案管理面臨的突出問題。

(三)文件材料的漏記、錯記問題

1.在繁雜的文件擬定、發放的過程中會產生大量的文本文件,這其中有些是電子文件,有些是紙質文件,而有些文件是兩種形式并存。如需查找某些相關文件進行參考,就會在紙質文件和電子文件之中反復翻閱查找,增大了查找的困難度,工作效率低下。此外,由于多次翻閱紙質文件,也會導致文件再次歸檔時位置錯誤而出現“假遺失”的現象。

2.由于工作周期過長,未及時的進行文件的電子版保存或書寫錯誤的更新,事后保存時,文件檔案中偶爾會發生文件材料的漏記、錯記問題,如檔案文件里的文件材料出現筆誤、印刷錯誤等。這是在周期較長的項目工作中經常會出現的問題。

三.健康教育檔案問題的對策與思考

前文所述都是在健康教育檔案資料管理過程中有可能出現或已經存在的問題。如何才能有效的解決問題,促使檔案管理更規范更細致,筆者提出了以下幾點思考和對策。

(一)提高認識,加強培訓

健康教育檔案管理工作目前雖不能與其他機構的檔案管理工作的繁雜程度相比,但也要對健康教育工作中的檔案材料進行系統的管理與維護。

一要提高部分領導對健康教育檔案收集工作的重視程度。健康教育檔案雖然在短時間內無法體現其價值,但是他確是日常工作產出的最真實的記錄者。具有很大的參考價值與學習價值,并能夠及時應對上級的工作檢查和工作資料的查閱參考。

二要提高檔案人員對健康教育檔案收集工作的認識程度。何為檔案,司馬遷在闡述撰寫《史記》的目的時曾說過:“余嘗掌其官,廢明圣盛德不載,滅功臣世家賢大夫之業,不述,贅先人 所言,罪莫大焉。余所謂述故事,整齊其傳世,非所謂作也。”[1]強調自己身為太史公,編撰《史記》的過程只是 “述”,而非“作”。雖健康教育檔案在重要性和傳承性上遠遠不可與《史記》比擬,但其工作態度是一致的,即“述而不作”,不可隨意捏造檔案資料,保持檔案的真實性。

三要不斷加大對現職人員的業務培訓強度,派出專業專業人員參加上級檔案行政部門或專業單位組織的培訓班、學習班,請省、市檔案專家到本單位進行檔案業務知識全員培訓,進一步提高工作人員的檔案認識和專業技能技術水平。進一步發揮他們的工作積極性、主動性,“專心做事、熱心服務”。同時鼓勵自學,不斷提高專兼職檔案人員自身檔案理論素養與業務技能。

(二)提升對檔案現代化的重視

檔案現代化是指利用現代化電子設備、先進儀器等電子辦公產品進行檔案管理工作。隨著科技的進步,健康教育檔案管理工作也要與時俱進,提升對先進設備的使用水平和頻率。檔案管理方式由傳統的、單一的收集處理方式轉為數字化的操作,實現檔案載體的電子化、現代化。這樣有助于檔案信息的開發和綜合利用,為組織的發展提供良好的信息支持[2]。同時,檔案現代化也是解決照片檔案和文本文件檔案相關問題的有效解決方法之一。

1.照片檔案的存檔現代化。照片檔案作為易損檔案要進行雙儲存,即要利用電子掃描儀將以前的照片檔案一一掃描,存入計算機中,并按照實物照片的分類方式原樣保存,這樣就可以做到萬無一失,即便是紙質照片發黃模糊,也可在計算機中快速查找到該照片。此外,在數碼相機普及的今天,電子照片也要根據照片的重要性和歷史意義進行選擇性沖洗,存入照片檔案宗卷,保持照片檔案的完整性。以防計算機損壞時導致重要照片遺失。

2.文本文件檔案的存檔現代化。電子文件、紙質文件轉化為檔案可以采取“雙軌制”,歸檔內容形成“兩套制”,即紙質與磁、光介質兩種形式一起歸檔。這樣就形成了兩種介質不同,內容相同的文件檔案,同時要采取相同的分類保存順序,這樣可便于隨時查找文件,無需在兩種媒介中反復查找一份文件。對于重要的文本文件,可以用硬盤對電子文件進行專門保存,以防計算機故障時文件丟失。

3.加快推進網絡共享。我省各地市健康教育工作從上世紀60年代初開始以協作區的方式進行相互學習、共同研討工作的方式方法。全省共分為三個協作區,分別是豫北協作區、豫中協作區和豫南協作區,許昌市健康教育所屬于豫南協作區中的一員。加快推進網絡共享有助于各個協作區成員將自己的工作經驗與檔案材料上傳到網絡進行共享,讓各成員可以相互學習、批評指教。這樣有助于全省各地相互協作,共同出謀劃策、學習優秀經驗,促進全省健康教育共同快速發展。

(三)及時與定時相結合,不斷完善健康教育檔案材料

健康教育檔案材料根據具體項目情況要進行及時與定時的收集整理。以項目檔案為例,由于健教育工作中涉及的許多項目是橫跨幾個年度進行的,如中央補助地方健康素養促進行動項目就包括許多子項目,各個子項目的實施時間間隔較長,有時會橫跨幾個年度。因此,相關檔案材料的收集不能在項目全部結束后再予整理,這樣極易導致材料丟失,應該在每個子項目進行的同時隨時注意材料的保存,并在子項目結束后及時的統一整理收錄。隨著其他子項目的不斷推進,也要定時整理相關項目檔案,不斷更新并填充內容,促使項目檔案逐步完善。這樣一來便減輕了最后的檔案收集難度,為來年的項目工作提供詳細齊全的參考資料。此外,及時對文本文件進行雙保存,可以有效地發現并改正錯記、漏記問題,避免了長時間擱淺后對文件內容的不確定性。

檔案管理工作是枯燥卻又神圣的,對于檔案管理過程中出現的問題要及時思考解決,并充分利用檔案資料的記錄歷史、學術研究、查閱利用功能,更好的為健康教育工作服務。

 

[1]  李英  從《史記》看司馬遷對檔案文獻的利用 [J] .檔案管理,2012—03

[2]  秦愛華  淺談檔案管理的現代化問題 .檔案管理,2012—03

 


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