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機關檔案工作業務建設規范
作者:國家檔案局  更新時間:2011-4-22

機關檔案工作業務建設規范 (國檔發[1987]27 國家檔案局頒發)

 

1.引言

1.1 為了加強機關檔案工作的業務建設,逐步實現機關鍵檔案工作規范化,不斷提高科學管理水平,有效地為機關工作服務和為國家積累檔案史料,根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定,制定本規范。

1.2 本規范適用各級黨、政機關、人民團體(以下統稱機關)的檔案工作。

2. 機關檔案工作的基本任務

2.1 對機關各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。

2.2 集中統一管理機關各種門類和載體的檔案,積極提供利用,為機關各項工作服務。

2.3 在統一領導、分級管理的原則下,各專業主管機關對所屬單位和本專業的檔案工作進行監督和指導。

2·4 按規定向檔案館移交應進館的檔案。

2.5 辦理領導交辦的其它有關的檔案業務工作。

3. 檔案的接收

3.1 接收范圍

3.1.1 在機關工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案,具體接收范圍按《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》和其它檔案管理辦法的有關規定執行;

3.1.2 與機關業務工作有關的資料;

3·1·3 代管和本機關有關的撤銷與合并機關的全部檔案。

3·2 案卷質量要求

3.2.1 案卷質量總的要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:

3.2.2 歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

3.2.3 在歸檔的文件材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應合一立卷。

3.2.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷;非訴訟案件放在結案年立卷;其它文件材料的立卷應按有關規定執行。

3.2.5 卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后;非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件材料在前,依據材料等在后;其它文件材料依其形成規律或特點,按有關規定排列。

3.2.6 卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章,并逐件編件號;圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

3.2.7 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名但無實質內容的亦應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內容;填寫的字跡要工整。卷內文件目錄放在卷首。

3.2.8 聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

3.2.9 有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內,若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。備考表應置卷尾。

3.2.10 案卷封皮,應逐項按規定填寫清楚,案卷題名要簡明,確切地反映卷內文件材料內容,一般包括責任者、內容和名稱等,體式一致,文字簡練,使用簡稱應通用易懂,并用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整,清晰。

3. 2.11 卷內文件材料要去掉金屬物,對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷;案卷應采用三孔一線的方法裝訂;不裝訂的案卷,卷中的文件應逐件用細線裝訂。

3.2·12 文書檔案案卷封皮、卷內文件目錄、備考表、檔號的格式按《文書檔案案卷格式》執行。其它門類和載體的檔案案卷格式應按有關規定執行。

3.3 接收時間,文書檔案在次年六月底以前接收完畢,其它門類和載體的檔案的接收,應按有關規定執行。

3.4 用于檔案管理工作的各種圖表的外型尺寸和用紙應統一:案卷目錄封面采用長×寬為300mmx220mm規格、漆皮或塑料面夾板紙。案卷目錄、案卷接收(移交)登記簿、檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案銷毀清冊均采用297mmx210mm260mm×185mmA4B5)規格的辦公標準用紙,機關、團體檔案工作統計年報采用360mm×260mm的辦公用紙。

4. 檔案的整理

4.1 一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。

4.1.1 新成立的機關,一個機關分為兩個以上的機關,幾個機關合并為一個機關,都應分別建立新的全宗。

4.1.2 機關改變領導關系、名稱,但其工作性質和業務范圍未發生變化,仍接續原來的全宗。

4.1.3 機關的內部機構一般不建立單獨全宗。

4.1.4 臨時機構一般不建立單獨全宗,其檔案應納入其主管機關檔案全宗統一管理。但屬于黨委、政府直接領導,執行全局性的任務,為期比較長的,應建立單獨全宗。

4.2 機關檔案,應按照其內容和載體的不同,制定統一的分類方案。分類應保持前后一致,不能隨意變動。

4.2.1 分類一般應采用年度--組織機構(或問題)進行分類。

4.2.2 不能采用年度--組織機構(或問題)進行分類時,可按國家檔案局和有關專業主管機關共同制定的分類方案進行分類。

4.3 案卷的排列,應以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應統一,前后保持一致,不可任意改動。

4.4 按照案卷的排列順序編制卷號,以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。

4.5 案卷目錄應區別不同保管期限,分年度或混年編制目錄號,在一個全宗內,案卷目錄號不得重復。

5. 檔案的保管

5.1 機關應根據保存檔案資料的數量,設置必需的檔案專用庫房和柜架;新建單位或新建辦公用房,應把檔案部門的用房列入基建計劃。庫房要堅固,并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。

5.2 機關檔案部門應根據工作需要增置溫濕計、復印機、收錄機、照像機、去濕機、吸塵器、空調設備和電子計算機等。

5.3 對聲像檔案的保管,應按《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》中的有關條款執行。

5.4 案卷多柜存放的應繪制案卷存放的示意圖。

5.5 機關都應建立全宗卷,以積累存儲本機關案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。

5.6 機關檔案部門應定期組織人員對檔案保管的狀況進行全面檢查,并作記錄,發現問題要及時向分管領導匯報,采取積極有效措施,保護檔案的安全。如遇特殊情況應及時檢查,發現問題要及時解決。

5.7 機關檔案管理現代化應納入機關辦公自動化系統,同步發展,以提高科學管理水平和服務效率。

6. 檔案的利用

6.1 機關檔案人員要熟悉所藏檔案的情況,主動了解機關各項工作對利用檔案的需要,積極做好提供利用工作。

6.2 機關檔案部門必須編制《案卷目錄》,井根據利用工作的需要編制檔案著錄卡片或專題文件目錄(卡片)等。著錄標準按國家標準3792·585《檔案著錄規則》執行。

6.3 機關檔案部門應開展檔案史料的編研工作,積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、發文匯集和專題文件匯集等。

6.4 凡利用者都應按規定辦理利用手續,并填寫《檔案借閱登記簿》。

6.4.1 檔案部門在向利用者提供檔案的同時,應根據需要附一張《檔案利用效果登記表》,利用工作結束后,由利用者如實填寫,及時交檔案部門存查。

7. 檔案的統計

7.1 機關檔案部門應按規定填寫檔案收進和移出登記簿。

7.2 準確編制檔案工作情況統計年報,及時上報有關部門。

8. 檔案的鑒定和移交

8.1 各機關根據國家有關檔案保管期限的規定,制定本機關的保管期限表,定期對檔案進行鑒定,準確地判定檔案的存毀。

8.2 檔案的鑒定工作,應在機關分管負責人的領導下,由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑒定小組,按規定進行。

8.3 銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見,登記造冊,經機關分管負責人批準后,由二人在指定地點監銷,并在銷毀清冊上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。

8.4 各機關向檔案館移交檔案的范圍和年限,按國家關于檔案館接收范圍的有關規定執行。

8.5 各專業主管機關設立的部門檔案館,其檔案的移交,按國家關于檔案館設置的有關規定執行。

8.6 重要的設備檔案和基建檔案應由使用設備和建筑物的機關檔案部門保存復制件,將原件向檔案館移交。

8.7 機關檔案人員調動工作時,必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。

9. 檔案的管理制度

9.1 立卷歸檔制度,主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

9.2 檔案保管制度,主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。

9.3 檔案保密制度,主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

9.4 檔案利用制度,主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。

9.5 機關檔案人員崗位責任制,主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。

10. 檔案的業務監督和指導工作

10.1 傳達貫徹黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法規和檔案行政管理部門的規定、辦法等。

10.2 制定本機關、本系統和所屬單位檔案工作計劃、管理辦法、規定。

10.3 根據本專業的體制對所屬單位和本專業的檔案工作實行監督和指導。

10.4 對本機關、所屬單位和本專業的檔案人員進行專業培訓。

11. 附則

11.1 各民主黨派機關檔案工作業務建設規范,可參照本規范執行。

11.2 中國人民解放軍檔案工作業務建設規范,可參照本規范自行制定,報國家檔案局備案。

11.3 各級事業單位的檔案工作業務建設規范,可參照本規范執行。

11.4 本規范自公布之日起執行。

 

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