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論檔案鑒定理論在文檔一體化中的應用
作者:薛四新 張利  更新時間:2011-4-22

論檔案鑒定理論在文檔一體化中的應用

 

 

摘 要:本文結合文檔一體化管理的實踐應用需求,依據電子文件的全程管理、前端控制和職能鑒定理論,探究檔案鑒定學基礎理論在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用和銷毀等全過程管理中的應用方案。
  
關鍵詞:檔案鑒定、電子文件、全程管理、文檔一體化

  電子文件是信息時代的社會記憶。隨著社會信息化進程的深化與發展,電子文件結束其現行期業務活動之后必須作不同的處置,如在歸檔過程中需要鑒辨、篩選、剔除或銷毀無長期保存和參考利用價值的文件,保留和保管對社會有用的電子文件,劃定保管期限并實施歸檔形成檔案;在電子檔案的保管和提供利用過程中需要區分檔案的保存價值,確定保管級別,控制開放程度,對到期檔案重新劃定保管期限或作銷毀處理,等等,這些都是檔案鑒定工作的基本內容。我們知道,電子文件需要依附于網絡計算機環境而生存,依賴于特定的存取軟件和應用系統被訪問、被瀏覽,如何在電子文件全程管理及其連續運動過程中正確有效地開展鑒定工作,做好歸檔與保管的質量控制,做到不漏掉任何一份有用的文件、不多存一件無價值的垃圾文件,這是21世紀檔案工作者面臨的一大挑戰。

一、文件生命周期理論明確檔案鑒定工作的總思路——全程鑒定

  文件從產生、處理、使用到銷毀或歸檔后形成檔案是一個完整的、連續的運動過程。隨著文檔一體化系統的廣泛建立和應用,文件與檔案之間的界限越來越模糊,一體化、全程管理的先進理念已經融入到電子文件的全過程管理與控制之中。無論是歐美的檔案學者提出的文件生命周期理論,還是澳大利亞及英國等一些學者提出的文件連續體理論,或是我國檔案學者提出和研究的文件運動理論等,都體現了全程管理與全程監控的重要思想,電子文件的價值、質量和作用必須在每個運動節點加以控制和記載,才能最終決定文件的選留、存毀和保管級別,因此樹立電子文件生命周期的全程鑒定理念,將檔案鑒定工作貫穿于文件生命流程的每個節點是新時期賦予檔案工作者的職責與使命。

  全程鑒定強調鑒定工作要滲透到文件的孕育、形成、使用、流轉、處理、歸檔、進館、保管、提供利用乃至銷毀的生命歷程中的若干運動節點,將檔案鑒定的原則、方法和理論運用到電子文件所依附的信息系統的設計、實現和使用的工程實現過程中,在文件生命全程建立文件篩選連鎖責任制,將檔案鑒定工作與電子文件的元數據、格式規范、內容組織、存儲與訪問控制等規范的確定,以及使用、歸檔、存儲、保管和利用等工作過程同步進行,在電子文件管理信息系統中實施檔案鑒定工作的前端控制和全過程監控,保障電子文件在每個環節的輸入、輸出節點上的真實、完整、有效與可讀。

二、檔案價值理論決定鑒定工作的總原則——全面鑒定

  檔案是對國家機構、社會組織和個人有用性的歷史信息,是社會活動的真實記載。有用是檔案價值的核心表現,檔案價值鑒定理論的基本原則就是從國家和人民的整體利益出發,用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點判定檔案的價值,即從多角度、多因素判定檔案的價值屬性,堅持全面鑒定的基本原則,做到科學有效地保管檔案。傳統檔案鑒定工作重點是鑒定檔案的內容有用性,而電子文件的全面鑒定則包含內容鑒定和技術鑒定兩大方面的因素,這主要取決于電子文件的電子技術環境依賴性。

  全面鑒定電子文件的內容有用性是需要從電子文件的利用范圍、使用效果、時效性、憑證性、知識性、完整性以及對社會各個領域的影響因素等來做綜合的衡量和判定;而電子文件的技術鑒定則需要結合電子文件依附的網絡、計算機、存儲器、信息系統和應用程序等軟硬件支撐系統一同開展,包括對電子文件生存的軟硬件環境的安全保障與升級控制、存儲電子文件載體質量與壽命的檢測與控制、應用程序的無病毒檢測與處置、電子文件的應用閱讀程序的更新換代等,這些因素直接控制著電子文件的可讀性和利用效果。電子文件技術鑒定的另一重要內容是需要提出電子文件的持續可讀與有效的保障措施和后續的保管方式。

三、新職能鑒定理論催生檔案鑒定工作的新方法——批量鑒定

海量電子文件的形成與歸檔,使人們很難做到逐份審閱逐個鑒定,必然要求借助于信息化手段來實現批量鑒定。現代檔案學者將職能這樣一個能實現批量鑒定的單位設置于電子文件管理信息系統的價值鑒定參照系中,強調檔案價值取決于社會結構,檔案價值通過社會職能得以體現的新職能鑒定理論,就是順應這一需求而提出的。

  新職能鑒定理論的核心思想是依據社會背景下的文件形成者的職能來判斷檔案的價值屬性,確定檔案的價值標準,將檔案鑒定工作從文件實體轉向文件的形成過程;從分析個別文件的性質和特征轉向更好地了解導致文件產生的業務、職能、活動、事務處理和工作流程;從根據文件內在價值或研究價值進行鑒定轉向宏觀鑒定形成者的主要職能、計劃和活動并挑選出反映它們的最精煉文件永久保存。”①這種鑒定方法更注重文件前后關系和背景聯系,通過分析文件形成機構的職能、計劃、活動、業務等的重要性,形成規律性檔案價值判定標準和規則,并將這些規則以程序化方式增加到信息系統的設計與實現過程中,為鑒定大批量的電子文件,提供了可行、高效率的解決方案,使檔案鑒定工作實現了從滯后到超前的突破。信息化的實踐也充分證明了:實現基于規則的自動鑒定,能夠大大降低人工勞動的強度。

四、文檔一體化系統的檔案鑒定工作內容

  國內外檔案界學者的研究結果表明:文檔一體化是知識經濟時代信息管理的主流模式,電子文件的管理與控制必須始于電子文件形成的源頭,在信息系統設計之初就應當充分地考慮到電子文件的管理與控制特點,考慮到記載社會活動的電子信息的真實性與完整性要求,考慮到如何永久地保存這些有用的歷史記錄,這些基本要求都是文檔一體化系統建設和應用過程中必須考慮的重要內容。而現代檔案管理中的前端控制與全程管理的工作正是需要基于文檔一體化應用的集成平臺才能得以實施,才能從文件生成之日開始執行全過程的管理和全面的質量控制。圖1分析了文檔一體化系統建設和應用過程中檔案鑒定工作的內容和要求。可以看出檔案鑒定工作貫穿于文件生命周期的全過程,而且在文件運動的不同階段,檔案鑒定工作關注的側重點有所不同。

  1.在系統建設階段,檔案鑒定工作的主要內容是準確需求把握,遵循檔案鑒定理論,從檔案的真實性、完整性和永久保存等特點出發,總結規律,發現規則,提出科學管理和方便使用的具體需求,將檔案管理的工作思路與方法充分融入到信息系統的設計和實現過程中,為電子文件的形成、處理和歸檔提供軟硬件支撐平臺方面的客觀保障。

  2.在電子文件現行使用階段,檔案鑒定工作的側重點在于文件內容的真實、完整和憑證性把關與控制,在歸檔過程中充分利用新職能鑒定理論,組織、篩選和提取有價值的電子文件進行自動分類歸檔。

  3.在電子文件的半現行期使用階段,檔案鑒定工作的側重點在于進一步挖掘和發現有價值的檔案,結合數據載體的發展與應用特點,實施載體控制,在提供利用的過程,充分監控電子檔案的安全性和有效性,剔除沒有保存價值的文件,控制移交進館的檔案的質量。

  4.在電子文件的非現行期保管階段(即檔案利用階段),檔案鑒定工作的側重點將在于檔案價值因素和保管級別的判定,檔案載體的質量控制,檔案內容的可讀性檢驗以及檔案內容信息的無篡改性等的多方面因素的綜合檢測與控制。

  圖1 文件生命周期過程中檔案鑒定工作的內容和要求

  由此可見,檔案鑒定工作的必須要深入到文檔一體化建設和應用的全過程,并在每個階段發揮著相當重要的作用,這正是現代管理思想和檔案鑒定理論在檔案館業務工作和組織變革中的應用、融合與體現,是適應現代檔案管理的工作需要而產生的變革,檔案鑒定工作者必須適應這一變化而提升管理思想、調整工作思路,開辟全新的工作模式。

參考文獻
  1.T·庫克,《1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》,《第十三屆國際檔案大會文件報告集》,中國檔案出版社1997年版,P162163
  2.葛荷英編著,《檔案鑒定理論與方法》,中國檔案出版社,2002.5

             (作者  清華大學檔案館:薛四新 張利)

 

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